Contents.
Sebagai departemen yang menjadi tulang punggung perusahaan, tim HR harus selalu siap menghadapi tantangan dalam menjalankan tugas-tugas yang semakin kompleks. Hal ini mendorong perusahaan untuk mempertimbangkan pemakaian teknologi.
Salah satunya adalah penggunaan teknologi HRIS (Human Resource Information System). Tujuannya tentu saja untuk membantu meringankan pekerjaan HR karena sistem ini mampu mengelola data dengan baik, mendorong kinerja karyawan ke arah positif, hingga berkontribusi dalam memberikan nilai bisnis kepada perusahaan.
Hal itu tentu saja tak terlepas dari komponen pendukung di dalamnya. Fitur-fitur canggih dari HRIS akan memberikan kemudahan untuk mengurangi kompleksitas manajemen karyawan.
Dalam artikel ini admin akan membahas mengenai komponen-komponen apa saja yang ada dalam HRIS. Yuk, simak artikelnya sampai tuntas!
Komponen Dalam HRIS
Singkatnya, HRIS ini adalah perangkat lunak yang menggabungkan beberapa sistem dan juga proses dalam mengelola sumber daya manusia, proses bisnis, dan pendataan yang mudah.
Meski saat ini sudah banyak bermunculan HRIS di Indonesia, namun pada umumnya sistem tersebut terdiri dari enam komponen utama. Komponen tersebut diantaranya adalah:
1. Penyimpanan data
Komponen pertama dan juga yang paling penting adalah database. HRIS jadi wadah untuk menyimpan data perusahaan dan juga karyawan dalam file terpisah. Hal ini tentu memudahkan HR untuk mengakses sekaligus memperbarui data.
Sebagian besar perusahaan penyedia HRIS menawarkan fitur backup secara otomatis, sehingga data akan tersimpan dengan aman.
2. Pengelola Keuangan
Salah satu tugas utama divisi HR adalah menghitung gaji, tunjangan, dan manfaat lainnya bagi karyawan. Pekerjaan tersebut pastinya butuh ketelitian yang cukup tinggi agar tidak kesalahan akibat human error. Untuk menghindari hal tersebut, HR bisa memanfaatkan sistem ini karena fitur-fitur yang ditawarkan mampu mengotomatisasi perhitungan dan pembayaran gaji, tunjangan, insentif, hingga pajak. Hasil perhitungannya pun lebih akurat dan transparan.
3. Pelacakan Waktu Kehadiran
Dalam dunia bisnis, perekam waktu jadi komponen penting yang harus diperhatikan. Melalui sistem HRIS, perusahaan dapat melacak waktu kehadiran karyawannya dengan akurat.
Komponen ini bahkan bisa disambungkan dengan sistem kehadiran milik perusahaan, seperti fingerprint, biometrik, magnetic card, dan lainnya. Dari data tersebut, tim HR selanjutnya akan mengkalkulasikan dengan gaji yang akan diterima karyawan.
Beberapa penyedia HRIS memiliki fitur pengingat atau alarm, yang akan mengirimkan pesan kepada atasan jika ada masalah terkait absensi atau cuti. Dengan demikian, semakin permasalahan tersebut diketahui maka semakin cepat juga masalah terselesaikan karena manajer sigap untuk menanganinya.
4. Rekrutmen dan Onboarding
Kehadiran teknologi HRIS memudahkan tugas HR selama proses rekrutmen, termasuk saat mengunggah informasi lamaran pekerjaan, menerima dokumen kandidat, mengirimkan permintaan interview, sampai melacak calon karyawan baru.
Ketika kandidat dinyatakan diterima, komponen onboarding di HRIS akan mengotomatiskan aktivitas orientasi karyawan baru. Dimulai dari penyerahan dan penandatanganan dokumen, sebagai tempat menyimpan data-data karyawan baru. Adapun beberapa administrasi yang harus dipenuhi karyawan baru termasuk mencantumkan npwp.
Bagi karyawan yang sudah memiliki npwp, sebaiknya perlu dilakukan cek npwp apakah masih aktif atau tidak. Hal ini untuk memudahkan perusahaan dalam mendaftarkan laporan SPT tahunan karyawan.
5. Pelatihan dan Pengembangan
Kemudian HRIS juga memiliki komponen pelatihan dan pengembangan. Sejumlah perusahaan penyedia perangkat lunak HRIS memberikan fitur pelatihan yang terintegrasi dengan tes sertifikasi profesional untuk karyawan, salah satunya adalah LinovHR.
Sementara untuk fitur pengembangan karyawan, HR bisa mengetahui dan mencatat kemajuan karyawan dan memeriksa dampak dari pelatihan yang diberikan menggunakan metrik kinerja. Dari situ HR dapat melihat apakah keterampilan mereka meningkat atau perlu diadakan pelatihan tambahan sesuai kebutuhan.
Komponen ini difungsikan untuk mempertimbangkan siapa karyawan yang berhak mendapat promosi. Dengan demikian, HRIS memiliki kemampuan membantu tim HR dalam merencanakan regenerasi perusahaan.
6. Manajemen Karyawan
Pada intinya, secara keseluruhan HRIS berfungsi sebagai komponen manajemen karyawan. Bisa dikatakan, tim HR dapat melacak kinerja karyawan, mengupdate data dan informasi pribadi karyawan. Tak hanya itu, melalui aplikasi HRIS tim HR juga dapat mendokumentasikan feedback dari penilaian kinerja, hingga tingkat kedisiplinan karyawan.
Dari komponen-komponen di atas, jelas keberadaan HRIS bukan untuk menggantikan peran tenaga HR. Akan tetapi, sistem yang ada dapat membantu menjalin hubungan antar karyawan agar lebih baik.
Namun, sayangnya tidak semua software HRIS menyematkan komponen yang telah disebutkan. Ada satu software yang sekiranya memiliki keseluruhan komponen HRIS dengan dukungan fitur terlengkap dari modul-modulnya, yaitu LinovHR. Bersama LinovHR tak hanya membangun budaya dan jalinan hubungan yang baik antar karyawan serta atasan, melainkan membantu kelancaran bisnis Anda.
Cek langsung website LinovHR untuk informasi lebih lengkapnya. Ajukan jadwal demonya sekarang dan klaim promo kemerdekaannya.
Semoga bermanfaat!
Baca Juga: Apa itu Tes SPM dari Sejarah, Pengertian sampai Cara Skoring
