Contents.
Surat undangan merupakan surat yang berisi tentang ajakan/mengundang tamu di acara tertentu yang biasanya diadakan secara resmi, formal dan non formal.
Membuat surat undangan sendiri juga harus menggunakan kosa kata baik yang resmi ataupun yang non resmi.
Contoh kalau surat undangan resmi biasanya akan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar, sedangkan untuk surat undangan non resmi seperti acara ulang tahun atau pesta biasanya akan memakai bahasa yang lebih non formal.
Nah, dalam pembuatan surat udangan juga ada bagian-bagiannya sendiri sehingga tidak salah untuk ditunjukkan kepada siapa dan dari siapa. Ini penting sekali, karena banyak orang yang mengundang namun tidak mencantumkan nama/jabatan/dll yang dianggap cukup fatal bagi sebagian besar tamu undangan. Mari kita kupas tuntas tentang surat undangan.
Dalam membuat surat undangan, ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan mulai dari kop surat, ditunjukkan kepada siapa, hal undangan, isi dan penutup.
Namun ada beberapa komponen lain yang tidak boleh anda lupakan juga, penasaran seperti apa contoh surat undangan yang baik dan benar ? Langsung saja simak pembahasannya dibawah ini.
Bagian Resmi Surat Undangan Yang Benar
Khusus untuk acara-acara resmi seperti rapat, seminar dan lain-lain biasanya membuat surat undangan dan tidak boleh sembarangan. Terlebih harus diteliti dulu, apakah yang di undang seorang yang cukup berpengaruh dan memiliki jabatan, atau hanya sekedar tamu biasa.
Ini penting untuk diperhatikan sebagai penghormatan kita kepada tamu undangan. Langsung saja berikut penjelasannya.
Bagian Utama Surat Undangan :
Kop Surat
Bagian kop surat ini seringkali salah tulis atau tidak sesuai dengan instansi / perusahaan / lembaga yang mengundang. Terkadang banyak dari kita yang bingung penulisan kop surat undangan yang benar itu seperti apa.
Ada baiknya anda mencantumkan nama lembaga / perusahaan / instasi yang mengundang tamu. Dengan begitu, tamu undangan tidak bingung mendapatkan surat dari siapa dan tujuan mengundang untuk apa.
Ini adalah komponen utama yang wajib ada di surat undangan.
Tanggal Penerbitan Surat
Berikutnya yang tidak kalah penting untuk anda ketahui adalah mengenai tanggal penerbitan surat, jangan sampai anda lupa mencantumkan tanggal surat yang biasanya ada di bagian pojok kanan atas dan bagian bawah surat.
Tanggal surat juga menandakan undangan tersebut dibuat. Berbeda dengan tanggal isi undangan yang jelas sesuai dengan hari acara dimulai.
Tanggal surat juga menandakan bahwa ini adalah undangan baru dan bukan undangan lama.
Cek kembali mengenai tanggal, karena banyak dari kita yang membuat surat undangan dari internet atau copas file yang sudah ada.
Nama dan Pihak yang diundang
Sudah sedikit kami bahas pada paragraf di atas kalau nama tamu harus dicantumkan dan pihak yang dituju siapa saja. Kalau perorangan maka sertakan nama lengkap dan jabatan, ini sebagai penghormatan kita kepada pihak tamu, namun kalau mengundang secara kolektif atau banyak sekaligus bisa mencantumkan nama instasi dan juga kepala instansi.
Ini penting dan jangan sampai terlewat. Kita yang mengundang dan memberi penghormatan dari pengetikan di surat undangan.
Isi Surat yang Jelas dan Lengkap
Isi surat menjadi bagian utama agar para tamu undangan memahami maksud dan tujuan adanya surat undangan ini, apakah surat ini untuk acara resmi atau non resmi.
Itu tergantung dari acara yang akan diselenggarakan nantinya, pada intinya anda membuat isi surat yang jelas dan lengkap, serta mudah dipahami oleh tamu undangan.
Biasanya kalau acara resmi juga dilengkapi dengan dress code tertentu, ini juga harus jelas agar sesuai dengan kebutuhan acara nantinya. Sertakan juga waktu acara, jam dan tanggal, lokasi acara dan lain-lain yang dibutuhkan sebagai pelengkap untuk surat undangan anda.
Lampiran ataupun Agenda Tambahan
Biasanya untuk surat undangan ini juga dilengkapi dengan lampiran ataupun agenda, khusus untuk surat resmi.
Namun untuk surat undangan non resmi seperti khitanan, nikahan, ulang tahun dan lain-lain tidak disertai lampiran / agenda khusus.
Ini hanya untuk acara resmi saja, namun tidak ada salahnya kalau anda ingin melampirkan agenda atau raoundown acara misalnya.
Stempel dan juga Tanda Tangan Jelas
Tidak kalah penting untuk anda ketahui dalam membuat surat undangan juga dibutuhkan stempel resmi dari lembaga/instansi yang mengundang dan juga ketua pelaksana acara.
Ini sebagai bukti kalau undangan tersebut resmi dan bukan undangan biasa saja, jika perlu berikan nama terang panitia pelaksana ataupun kepala lembaga/instansi yang mengundang.
Mengapa dalam undangan harus mencantumkan agenda-agenda penting pada acara yang diselenggarakan?
Tentu saja jawabannya adalah agar tamu undagan mengetahui hal apa saja yang akan dibahas sehingga para tamu akan lebih siap dan apabila undangan tersebut adalah undangan rapat maka supaya peserta juga dapat menyiapkan materi mengenai hal yang akan dibahas dalam rapat.
Contoh Surat Undangan Resmi
PANITIA TIM PELAKSANA
PENTAS KARYA SENI DAN PENGLEPASAN KEAS XII
PK. INU-SABDA MA NU 02 SUNAN KALIJAGA
KALIWUNGU
Sekertariat : Jl. Sawahulu, Pelantaran Kaliwungu Selatan
Kaliwungu, 2020
Nomor : 02/Pan.Ps & PK XII/V/2020
Lampiran :
Perihal : Undangan
Kepada Yth,
Bapak/Ibu … ( Nama Terang )
MA.NU 02 Sunan Kalijaga
Di tempat,
Salam silahturami kami sampaikan kepada Bapak/Ibu, teriring do’a semoga Allah senantiasa melimpahkan rahmat, taufiq dan hidayahNya kepada kita, sehingga kita tetap diberi kenikmatan hidup hingga dalam keadaan sehat wal’afiat. Aamiin.
Selanjutnya kami mengharapkan kehadiran Bapak/ibu guru pada pelaksanaan kegiatan tersebut, yang insya Allah akan dilaksanakan besok pada :
Hari/Tanggal : Kamis, 20 Desember 2020
Waktu : 07.00 WIB – selesai
Tempat : Kampus MU.NU 02 Sunan Kalijaga
Acara : Pentas Karya Seni dan Penglepasan Kelas XII
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terimakasih.
PANITIA PELAKSANA
Arif Iklam
————-
Ketua
Solekhati
—————-
Sekretaris
Mengetahui
PK. IPNU – IPPNU
Budi Hayu S
Subekti
Nah itulah sedikit contoh pembuatan surat undangan resmi, anda bisa menambahi informasi acara secara lengkap juga dengan sertakan alamat yang jelas.
Baca Juga : Contoh Surat Minta Kenaikan Gaji Yang Benar
Kesimpulan
Di atas ini hanya sebagian kecil contoh surat undangan resmi. Masih banyak format undangan resmi dan non resmi lainnya yang bisa digunakan, pada intinya surat undangan memiliki makna ajakan kepada orang atau pihak tertentu untuk mendatangi acara yang akan diselenggarakan.
Cara seperti ini baik adanya, namun dalam penggunaan kosa kata dan bahasa bisa disesuaikan dengan kebutuhan surat.
Sekian informasi dari kami mengenai contoh surat undangan resmi dan non resmi yang bisa anda pakai dalam acara-acara khusus baik di instansi maupun acara di rumah sendiri.
Satu yang paling penting dalam pembuatan surat undangan, nama lengkap dan pihak yang dituju supaya jelas. Jika orang penting, sertakan juga dengan title atau jabatannya. Karena tamu ini adalah orang yang akan mengikuti acara, maka berikan penghormatan khusus dengan menulis namanya secara lengkap.
Oke sampai disini dulu penjelasan dari kami tentang surat undangan, jangan lupa untuk simak artikel lainnya tentang surat menyurat yang mungkin juga anda butuhkan. Terimakasih dan salam sehat untuk kita semua.
